EOFFICE – Phần mền quản lí điều hành cơ quan và kết quả bước đầu ứng dụng CNTT trong ngành Y tế Ninh Bình

Trên cơ sở chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp CNH-HĐH. Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 Phê duyệt Chương trình quốc gia về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015. Ngày 05/7/2011 Bộ Y tế có Quyết định số 2360/QĐ-BYT Phê duyệt Kế hoạch tổng thể ứng dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2011-2015. UBND tỉnh Ninh Bình đã có Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 phê duyệt Quy hoạch phát triển Bưu chính-Viễn thông và CNTT tỉnh Ninh Bình đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020. Thực hiện các văn bản chỉ đạo trên, Sở Y tế Ninh Bình đã thành lập BCĐ triển khai ứng dụng CNTT ngành; xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015; thành lập Ban biên tập và xây dựng Website của sở Y tế Ninh Bình. Đặc biệt từ tháng 11 năm 2010 cơ quan sở Y tế đã sử dụng phần mềm eOffice trên mạng máy tính của cơ quan (LAN) để trao đổi thông tin, điều hành quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc của cơ quan sở và đến tháng 5 năm 2011 sử dụng mạng Megawan của ngành gửi văn bản điều hành đến các đơn vị trực thuộc.

          Từ eOffice hiểu đơn giản là cơ quan hành chính điện tử, nghĩa là trước đây thực hiện điều hành quản lý bằng trao đổi văn bản giấy tờ nay thực hiện trên môi trường mạng.

          Hiện nay mỗi ngày tại bộ phận văn thư của Văn phòng Sở gửi bình quân từ 15 đến 20 văn bản các loại; địa chỉ đến là các đồng chí lãnh đạo sở, các phòng ban và 24 đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo đi công tác vẫn xử lý công văn đến và điều hành công việc qua văn bản đi thông qua máy tính xách tay và thiết bị kết nối Internet không dây (D-Com 3G). Người soạn thảo công văn có thể xin ý kiến sửa trực tiếp trên văn bản gửi đến qua eOffice. Văn bản được giao xử lý theo trình tự phân cấp từ lãnh đạo đến trưởng phòng (hoặc giám đốc đơn vị), đến chuyên viên (hoặc viên chức), trao đổi giữa các chuyên viên với nhau và ngược lại. Việc lưu giữ các văn bản cũng được thực hiện trong mục hồ sơ công việc bằng các thư mục được đặt tên hình thành tủ tài liệu số hoá. Chỉ các văn bản nào thực sự cần lưu trữ văn bản hoặc triển khai thành tài liệu mới in giấy. Có thể tra cứu văn bản trong kho lưu trữ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

          Công tác quản lý tài chính, quản lý nhân lực, quản lý hành nghề Y-Dược tư nhân cũng được bước đầu ứng dụng số hoá trên phần mềm tạo ra phương thức quản lý tổng thể, toàn diện nhưng rất chi tiết cụ thể. Phân loại công chức viên chức, từng cơ cấu chủng loại cán bộ; báo trước những đối tượng tăng lương, nghỉ BHXH; theo dõi công chức viên chức quá trình công tác, học tập đào tạo. Theo dõi thu chi, sử dụng tài chính của từng đơn vị và toàn ngành theo từng mục lục ngân sách. Quản lý các cơ sở hành nghề Y, Y học cổ truyền, kinh doanh thuốc chữa bệnh ngoài công lập; từng cơ sở, nhân lực, trang thiết bị, thời hạn cấp giấy chứng chỉ hành nghề và giấy phép hoạt động....

          Ngoài ra sở Y tế Ninh Bình hiện có 2 Website để giới thiệu về ngành, khai thác và trao đổi thông tin. Địa chỉ Website chính thức của ngành là http://www.soyteninhbinh.gov.vn/ và Website của Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ là http://www.yteninhbinh.com/

          Qua một năm triển khai công tác quản lý điều hành qua mạng có rất nhiều ưu điểm:

          1. Công tác văn thư thực hiện nhanh, gọn, tiết kiệm việc in ấn giấy tờ và giảm được số người thực hiện. Thời gian văn bản chỉ đạo đến người nhận tức thì; giảm rất nhiều tài liệu lưu giữ theo kiểu truyền thống trong tủ. Tra cứu tìm văn bản dễ dàng, nhanh chóng.

          2. Công tác quản lý nhân lực, tài chính, hành nghề Y-Dược tư nhân bước đầu cập nhặt kịp thời, không trùng, không sót và theo dõi có hiệu quả.

          3. Việc chỉ đạo điều hành trong công tác quản lý kịp thời, lãnh đạo xử lý công văn và điều hành qua mạng ngay cả khi đi công tác không có mặt tại cơ quan. Các đơn vị cần thông tin, tư liệu, văn bản có sẵn ngay trong máy tính tại chỗ. Tải xuống và nhân bản các văn bản theo nhu cầu.

          4. Kiểm soát văn bản đi và đến, khắc phục tình trạng văn bản gửi qua đường Bưu Chính nhưng đơn vị trả lời không nhận được.

          Tuy nhiên thời gian triển khai năm đầu tiên nên có một số hạn chế như:

          1. Nếu không mở máy tính hằng ngày thì sẽ có văn bản đến mà không biết nên cần phải quy định cho cán bộ mỗi ngày phải mở máy kiểm tra ít nhất một lần và phải phân công cán bộ theo dõi và nhắc việc.

          2. Các đơn vị trực thuộc chưa có thói quen làm việc và điều hành trên môi trường mạng nên không quen nhận và gửi văn bản qua eOffice. Văn bản nằm trong máy tính nhưng vẫn trả lời là chưa nhận được.

          3. Một số cán bộ quản lý do hạn chế trình độ tin học, không biết sử dụng máy tính và sử dụng phần mềm nên không tìm được văn bản; không biết xử lý văn bản theo phân quyền; không biết chuyển văn bản và nhắc việc cho cấp dưới. Do vậy một số văn bản dừng lại ở cấp trung gian không tới được người xử lý cuối cùng.

          4. Lưu trữ văn bản vào hồ sơ công việc không khoa học nên khi tra tìm sẽ khó và lâu.

          Giai đoạn 2012-2015 sở Y tế Ninh Bình sẽ triển khai mở rộng mạng Megawan với băng thông rộng để mỗi đơn vị có nhiều máy nối mạng của ngành và ngành nối mạng với UBND tỉnh, Bộ Y Tế. Tổ chức giao ban trực tuyến trong ngành. Tổ chức sinh hoạt khoa học, hội chẩn chuyên môn trực tuyến với các đơn vị và với các Bệnh viện đầu ngành trung ương.

          Để đạt được mục tiêu này sở Y tế rất mong được sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh, Bộ Y Tế; sự phối hợp giúp đỡ của Sở Thông tin & Truyền thông và các sở ban ngành trong tỉnh.

          Về phía cán bộ, nhân viên ngành Y tế Ninh Bình cần phải tự học tập nâng cao trình độ tin học đáp ứng yêu cầu sử dụng thành thạo và hiệu quả các phần mềm ứng dụng trong quản lý điều hành và quản lý chuyên môn để thực hiện tốt nhiệm vụ Bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ nhân dân./.     

Bs.  Vũ Văn Cẩn - Phó giám đốc Sở Y Tế Ninh Bình